Heel Utrecht kleurt begin juli geel vanwege de Grand Départ van de Tour de France. Het biedt horecaondernemers de kans een internationaal, gastvrij visitekaartje af te geven voor de stad. De horeca is ook gevraagd een bijdrage te leveren aan de financiering. Onder andere Erik Derksen pakte deze vraag op en kwam samen met het Business Peloton Utrecht tot een financieringsmodel. “Er ontstond meer wederzijds begrip. Dat biedt perspectief voor toekomstige horeca-evenementen.”
Na vijf jaar keert het internationale sportevenement Tour de France terug naar Nederland. Na Amsterdam, Scheveningen, Leiden, Den Bosch en Rotterdam is nu de Domstad aan de beurt voor de Grand Départ. Op circa dertig plaatsen in Utrecht staan tijdens de start venues met entertainment, eten, drinken en merchandise. Voor de organisatie en financiering sloeg het Business Peloton Utrecht (BPU) de handen ineen met het (horeca)bedrijfsleven en de gemeente.
(Tour)dranken
Uiteraard zijn er bepaalde voorwaarden voor de venues die deelnemen aan het evenement. Zo moeten de ondernemers bijvoorbeeld meebetalen aan gezamenlijke onderdelen zoals de inhuur van het Rode Kruis, het aanstellen van een veiligheidscoördinator en de toiletvoorzieningen. Een ander gezamenlijk initiatief in samenspraak met het BPU en de gemeente, bestaat uit de Tour de Dom-wijnen. De Utrechtse lithograaf Jeroen Hermkens ontwierp hiervoor speciaal twee etiketten. “Alle deelnemende venues zijn verplicht deze wijnen af te nemen. Van elke fles gaat een substantieel bedrag naar de financiering van de tour.” Daarnaast bracht de Utrechtse brouwer De Leckere een speciaal bier op de markt; van elk kratje gaat de winst ook naar de tour. Ten slotte legt Heineken een substantieel bedrag neer. In ruil hiervoor moeten de venues Amstel Radler 0.0% verkopen.
Buiten de venues om worden er buiten geen extra tapontheffingen ontleend. Verder vallen alle venues in en rondom de stad tijdens de Grand Départ onder één algemene vergunning. Zo heeft het Domplein dezelfde vergunning als een terrein buiten de stad. Tijdens de Tour is verder sprake van twee vergunningstelsels: één voor een eendaagse venue en één voor meerdaagse. “Horecaondernemers die één dag meedoen omdat ze alleen zaterdag op de route zitten, betalen ongeveer de helft.”
Openingstijden
Het was volgens Derksen niet makkelijk om horecaondernemers het gehele verdienmodel rondom de Tour in te laten zien. “Een discussiepunt was bijvoorbeeld het openstellen van de pleinen op zaterdag tot 01.00 uur in plaats van 23.00 uur. Vergunningtechnisch was dat namelijk niet geregeld en mogelijk, terwijl we juist op zaterdag de hele dag en avond programmering willen hebben. Het kan toch niet zo zijn dat als er tienduizenden mensen in Utrecht zijn, onze binnenstadpleinen om 23.00 uur de stekker eruit trekken?” Een verlenging van de vergunning kon alleen met toestemming van de burgemeester, maar hij moet ook rekening houden met de wensen van de bewoners van de binnenstad. “Sommigen denken misschien dat iedereen de tour omarmt, maar je hebt ook bewoners die ervan walgen.” Uiteindelijk gaf de burgemeester toestemming voor de programmering tot 01.00 uur, maar wel dusdanig dat overlast wordt beperkt zodat met zoveel mogelijk wensen rekening wordt gehouden. “De verruiming was voor veel horecaondernemers doorslaggevend om mee te doen”, vertelt Derksen. “Anders ben je toch geen gastvrije stad?”
Wederzijds begrip
Bij een dergelijk evenement komt natuurlijk veel kijken. “De samenwerking tussen het BPU, bedrijfsleven en de gemeente zorgde echter onder andere voor meer wederzijds begrip”, vertelt Derksen. “Er is en was sprake van synergie en dat biedt perspectief voor toekomstige horeca-evenementen. Een leek denkt dat wij als horeca op pleinen tijdens evenementen goed lopen, maar de werkelijkheid is veel weerbarstiger. Een evenement kost veel geld en als je gelukt hebt levert het een klein beetje op. Men heeft vaak geen idee welke kosten er bijkomen.” Voor de Tour vroeg Derksen, namens het BPU en de gemeente, dan ook begrotingen op van de pleinen en maakte hij inzichtelijk wat de kosten zijn. “En dan hebben we het nog niet eens over inkoop en het risico van de weersomstandigheden.”
Volgens Derksen gaven de begrotingen zowel ambtenaren als mensen die buiten de horeca staan, inzicht in de kosten die een horecaondernemer moet maken. “Mensen zien bij evenementen vaak de tap stromen en klagen als er 2,50 euro voor een biertje moet worden betaald. Wat ze niet zien is de achterkant, met voor de ondernemer gigantische kosten die tijdens dit soort evenementen uit beveiligingsoverwegingen heel hoog zijn.” En die beveiligingsoverwegingen van de gemeente zijn volgens Derksen ook volkomen terecht. Daar kreeg hij tijdens deze samenwerking persoonlijk veel begrip voor. “Qua veiligheid en mobiliteit moest de gemeente een enorme tour de force maken. We waren nu veel met elkaar in overleg en dat biedt dus perspectief voor de toekomst. Voor nieuwe evenementen, maar ook voor jaarlijkse gebeurtenissen zoals Koningsdag.”
Visitekaartje
Om de horeca wat extra’s te laten geven en/of beleven, regelden de gemeente, BPU en Centrummanagement Utrecht (CMU) televisieschermen die de venues nog interessanter maken. Op die manier kan iedereen de tour volgen in de hele stad. “Er zijn zelden zoveel mensen in de stad geweest. Dit grootse, jaarlijkse sportevenement komt naar Utrecht, dus je hebt de volle aandacht. Dit is de kans om de stad echt gastvrij te laten zijn en wereldwijd een visitekaartje af te geven.”
Het BPU
Het Business Peloton Utrecht (BPU) is een zakelijk netwerk voor Utrechtse bedrijven en instellingen met een passie voor sport. Ruim honderdtwintig enthousiaste, Utrechtse organisaties verenigden zich hierin en zorgen er onder andere gezamenlijk voor dat het publiek volledig kan genieten van de Grand Départ. Onder andere door een merchandise- en loyaliteitsprogramma, de verkoop van bedrijfsarrangementen en de organisatie van sportevenementen.
